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5 passos essenciais para fazer mais em menos tempo
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Exame


Fazer mais tarefas em menos tempo e acabar de uma vez por todas com o hábito de estender o expediente até altas horas. De acordo com a equipe da Sociedade Brasileira de Coaching (SBCoaching), este é um dos principais desafios do mundo corporativo.

“A produtividade aumenta quando o profissional consegue administrar melhor o seu tempo e, muitas vezes, ele nem tem noção do que o atrapalha”, diz Flora Victoria, vice- presidente da SBCoaching.

Para ela, o autoconhecimento é essencial para reverter o quadro de baixa produtividade. Confira 5 dicas essenciais para que o seu segundo semestre seja bem mais produtivo do que o primeiro:

1 Tenha objetivos claros de carreira

Sim, a falta de metas de carreira pode estar contribuindo para a sua baixa produtividade. “Ideal é ter metas definidas no curto, médio e longo prazo, ou seja, para 3, 5 e 10 anos”, recomenda Flora. Depois disso, verifique as suas metas de trabalho, aquelas mais ligadas à rotina no escritório.

Com objetivos definidos, você terá como avaliar se as atividades que você está desempenhando estão relacionadas às suas metas de carreira ou de trabalho ou a nenhuma das duas. “Muitas vezes a pessoa perde tempo com tarefas que não tem relação nem com o trabalho nem com a carreira dela”, lembra Flora.

2 Defina prioridades

Para Flora, não adianta falar de prioridades se a pessoa não tem objetivos. A priorização das atividades e tarefas está intimamente ligada às suas metas definidas.Analise quais atividades vão acelerar o cumprimento dos objetivos. São elas que devem ser colocadas na frente das outras.

Exemplo: você precisa fazer ligações de trabalho para marcar reuniões na próxima semana, responder emails para os clientes e tem também um questionário do RH sobre satisfação para finalizar. “Seria um erro, o profissional começar fazendo o relatório do RH, colocando-o na frente das outras atividades”, diz Flora.

Saber separar o que é urgente do que é importante e do que não é nem urgente nem importante é fundamental na hora de elaborar a lista de prioridades.

3 Quais são as “metas meio”?

O objetivo final de um profissional técnico poder ser a promoção para gerente. Mas para isso, ele precisa definir as suas “metas meio”, isto é, o caminho que ele deve percorrer para chegar ao destino.“Às vezes, a pessoa fica tão focada no objetivo final que esquece que de estabelecer o passo a passo para chegar lá”, diz Flora.

Quais estratégias existem para conquistar maior produtividade em direção aos seus objetivos? O que as pessoas altamente produtivas fazem? O que irá funcionar melhor para você? Comece respondendo a estas perguntas para estabelecer as suas “metas meio”. Lembre-se de que há uma forte ligação entre elas e seus objetivos finais.

4 Mude

“Agora é iniciar o processo de mudança”, diz Flora. Mas como é possível criar uma agenda de mudança? “Há duas formas: ou por um evento intenso que force a mudança ou por meio de repetição e perseverança”, diz Flora.

Por exemplo, um profissional improdutivo pode mudar esse comportamento ao perder o emprego. A demissão seria o evento de intensidade capaz de provocar uma reflexão e levá-lo à mudança de comportamento.

Mas, é também possível mudar sem ter que aguardar que algo de gravidade ocorra. Perseverança é o ponto central, diz Flora. “Para a mudança ocorrer é necessário empenho e muita repetição. Caso o profissional não consiga sozinho deve procurar alguém que o apoie e o lembre de que ele precisa mudar”, explica.

5 Foco na solução

Surgiu um problema, um imprevisto? Mantenha o foco na solução e não no problema. “Muitas pessoas dizem que não conseguem mudar, e isso mostra que ela está mais focada no problema do que na solução dele”, diz Flora.

O que é possível fazer para melhorar a sua produtividade? “Tivemos um caso de uma profissional que teve ganho de produção de 20% ao estabelecer 3 horários durante o dia para checar redes sociais, sem deixa-las ligadas durante todo o expediente”, diz Flora.

Por isso, pense na solução para melhorar o seu desempenho e aumentar a sua produtividade, em vez de prestar atenção apenas no problema.

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